maanantai 7. kesäkuuta 2010

Poppia ja imappia

Otsikosta huolimatta kirjoituksen ei analysoi musiikiin viimeisimpiä trendejä vaan niin arkista aihetta kuin sähköpostia. Sähköpostin käyttö on jo kauan sitten muodostunut kiinteäksi osaksi viestintää ja sen yksi tärkemmistä ominaisuuksista on toimintavarmuus. Toimintavarmuudella tarkoitan viestin välittämisen luotettavuutta ja viestihistorian myöhempää häiriötöntä käyttöä. Ensimmäinen vaatimus toteutuu osittain todella hyvin, sillä sähköpostin välittämiseen käytettävä SMTP eli Simple Mail Transfer Protocol on yksinkertainen, vanha sekä koeteltu tekniikka ja palveluntarjoajat huolehtivat sähköpostin välittämisestä kiitettävällä luotettavuudella. Ongelman muodostaa lähinnä eri verkoissa liikkuvan käyttäjän postin lähettämisen haaste. Tämä ilmenee tilanteena jossa sähköpostiohjelma ei vain suostu lähettämään viestiä hotellin langattoman verkon tai muun vastaavan yhteyden kautta. Syy tälläiseen sähköpostiohjelman typerään käytökseen löytyy tietoturvasta, tai pikemminkin sen puutteesta. SMTP ei itsessään tarjoa juuri lainkaan tietoturvaa, sillä se rakennettiin aikana jolloin internetissä kaikki tunsivat toisensa.

Tästä johtuen joutuvat operaattorit rajoittamaan viestien lähettämistä ja käyttäjä joutuukin siten valitsemaan aina yhteyden tarjoavan operaattorin lähettävän postipalvelimen. Kuulostaa vaikealta, eikä se aina olekaan kovin helppoa selvittää minkä nimisen palvelimen kautta tällä kertaa pitäisi niitä viestejä lähettää ja mistä se asetus vaihdetaan. Tähän löytyy lääke SMTP tunnistuksesta, minkä avulla voidaan käyttää omaa postipalvelinta kenen tahansa operaattorin yhteyden kautta. Tähän kun yhdistetään salaus siten, ettei käyttäjätunnus ja salasana ole kaikkien saatavilla, niin saadaan jo toimiva paketti.

Nyt kun olemme saaneet postin kulkemaan sujuvasti, voimme tutkia viestihistoriaa. Jos organisaatiollasi on käytössään ns. työryhmäposti voi hypätä tämän kohdan yli ja siirtyä lukemaan muita kirjoituksiamme.

Artikkelin loppuosan lukemista suosittelen niille jotka käyttävät tavallista operaattorin tarjoamaa postipalvelua eli sitä poppia tai imappia. Näitä poppeja ja imappeja voi käyttää melkein millä tahansa postiohjelmalla, esimerkkeinä mainittakoon Outlook, Outlook Expess, Eudora ja Thunderbird, joten niiden mahdollinen käyttö kannattaa kysyä mikrotuelta. Popin toimintaperiaate on yksinkertainen ja verrattavissa postilokeroon. Eli posti käydään noutamassa, lokero jää tyhjäksi ja noudon jälkeen sinun tulee itse huolehtia postisi jatkosäilytyksestä. Huomioi tuo viimeinen kohta sillä se on koitunut monen viestihistorian turmaksi. Postit säilytetään siis omalla henkilökohtaisella tietokoneella ja sen hajotessa voi usean vuoden postihistoria häipyä taivaan tuuliin. Imapissa viestejä ei noudeta vaan niitä säilytetään postilokerossa pysyvästi. Viestejä lukiessa luetaan postilokeroa ja siten viestit pysyvät säilössä siellä, vaikka kone rikkoutuu. Ongelmana on tietenkin postilokeron rajattu koko. Kokorajoitusta voidaan kiertää arkistoimalla vanhat viestit, mutta silloin ne sijoitetaan omalle koneelle ja ongelmat ovat samat kuin Popin käytössä. Molempia vaihtoehtoja käytettäessä tuleekin huolehtia tietokoneen varmuuskopioinnista. Tähän kannattaa lisätä myös SMTP:n kohdalla ollut tunnuksen ja salasanan huolellinen säilytys. Sitten tilankäyttö ja viestihistoriakin alkaa olla kunnossa. Edellä kuvatut asiat on toteuttavissa melkeinpä kokonaan asetuksia muuttamalla ja suosittelenkin kysäisemään asiantuntijalta tai omalta mikrotuelta niiden käyttöönottoa. Varmistukset saattavat vaatia pieniä rahallisia satsauksia, mutta onneksi tallennusvälineiden hinnat ovat nykyisin sitä luokkaa, ettei sekään nouse esteeksi.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti