torstai 3. kesäkuuta 2010

Vinkki: PDF-tiedostojen suojaus

Pdf-tiedostomuoto on oiva keino jakaa dokumentteja organisaation ulkopuolelle. Niiden avaamiseksi on saatavissa sovellus jokaiselle koneelle ja sen muokkaaminen on lähtökohtaisesti normaalia tekstitiedostoa hankalampaa. Tästä syystä usean organisaation käytäntönä onkin toimittaa liiketoimintaan liittyviä dokumentteja sähköpostin liitteenä ainoastaan pdf-muodossa. Turvallisuutta emme kuitenkaan tällä vielä saavuta, sillä kuten jo kirjoituksessani Poppia ja Imappia kerroin, on sähköpostin välittämiseen käytettävä SMTP täysin salaamaton ja pdf-muotoiset tiedostot kaikkien helposti avattavissa. Pdf-tiedostomuoto antaa meille kuitenkin mahdollisuuden suojata ja rajoittaa tiedoston käyttöä. Suojaus on vakiona osassa ohjelmia tai vaihtoehtoisesti voidaan kääyttää pdf-tiedostojen luontiin tarkoitettuja sovelluksia. Esimerkkinä näistä voidaan mainita avoimen lähdekoodin PDF Creator. PDF Creator toimii minkä tahansa sovelluksen kanssa missä on tulostus mahdollisuus eikä siten aseta rajoitteita käytölle. Kaiken päälle siihen löytyy käyttöliittymä myös suomeksi. 

Dokumentin suojaus PDF Creatorissa:

1. Luo dokumentti haluamallasi sovelluksella ja valitse tulosta
2. Valitse tulostimeksi PDF Creator
3. Valitse avautuvasta ikkunasta asetukset
4. Valitse seuraavaksi kohta Tallennusmuoto - Pdf
5. Valitse välilehti Suojaus ja aktivoi suojaus
6. Nyt voit valita haluamasi suojauksen asetukset
7. Paluu tapahtuu Tallenna asetukset napilla

Suojatun dokumentin voit toimittaa turvallisesti sähköpostilla vaikka se tapahtuisikin salaamattomana. Muista vain ettei salasanaa tule laittaa mukaan sähköpostiin vaan lähetä se esimerkiksi tekstiviestillä. Tämä toimii pelastajana myös tilanteessa missä lähetit postin vahingossa väärälle vastaanottajalle. Hän näkee viestin mutta ei voi avata liitettä ilman salasanaa.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti