torstai 1. heinäkuuta 2010

Milloin korvata työntekijä epähenkilöllä

Epähenkilöllä viitataan esimerkiksi sähköpostilaatikkoon, jolla ei ole luonnollisen henkilön nimeä. Yrityksen toiminnan kannalta on erittäin suuri ero, viestivätkö yrityksessä henkilöt vai epähenkilöt. Kummassakin tavassa on ongelmansa, mutta yritysympäristöstä riippuen asiaa on hyvä pohtia.


Monessakaan yrityksessä ei ole työsuojelusuunnitelman yhteydessä luotua sähköpostisuunnitelmaa, joka on paitsi lakisääteinen vaatimus, myös jatkuvuussuunnittelun ja riskienhallinnan näkökulmasta perusasioita. Käytännössä tämä ei yrityksen toiminnassa näy, niin kauan kun kaikki menee hyvin, mutta kun ongelmia tulee, voivat menetykset olla korvaamattomia. Nykyisen lainsäädännön aikana työnantaja ei voi pelkkää postilaatikon omistajuuteen vedoten lukea esimerkiksi työnsä lopettaneen henkilön posteja. Entä sitten kun henkilö on vastannut kaikista yrityksen tilauksista, toimituksista tai muusta avaintehtävästä yrityksessä? Kysymys kuuluukin tässä tapauksessa: "Miten monta päivää yrityksemme voi toimia ilman tilauksia/toimituksia/jne..?"

Niin sanotuissa epähenkilöpostilaatikoissa (tilaukset@yritys.com, myynti@yritys.com, laskutus@yritys.com, jne...) ei ole tätä ongelmaa, koska ne eivät ole kenenkään henkilökohtaisia, eikä tietosuojalainsäädäntö näin ollen rajoita yrityksen mahdollisuuksia käyttää laatikoita. Tietenkin voidaan ajatella, että palvelukokemus tällä toimintatavalla ei ole yhtä henkilökohtainen. Mikä voi joillakin toimialoilla olla merkittäväkin asia.

Tämä asia on hyvä pohtia yrityksessä ennen kuin ongelmia tulee. Toimintatavan valinnan jälkeen suoritetaan toimenpiteet, joilla varaudutaan jatkuvuusongelmiin. Kumpi tahansa toimintatapa, eivät kustannukset ole murto-osaakaan verrattuna vahinkoihin riskien toteutuessa. Vaikka osaaminen pitäisi ostaa ulkoakin, voi esimerkiksi alle 30 henkilön yritys saada jo muutamilla satasilla tämän riskin hallintaansa.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti