tiistai 21. syyskuuta 2010

Järjestelmä muistaa

Tiedon elinkaaren viimeinen vaihe on hävittäminen tai pysyvä arkistointi. Henkilötietolaki taas määrittelee rekisterin hävitettäväksi kun se lakkaa olemasta tarpeellinen. Tästä huolimatta tietojärjestelmiin tallennetut rekisterit muistavat turhia ja vanhentuneita asioita vuosienkin takaa. Tämä kävi hyvin ilmi saatuani yllättävän kirjeen parisen viikkoa sitten.

Asioin erään tunnetun valtion viraston kanssa ensimmäistä kertaa vuonna 1998 silloisen asuinpaikkani toimipisteessä. Asiakkuuteni oli lyhyt ja päättyi jo kahden viikon kuluttua. Tiemme kohtasivat jälleen viime syksynä, tällä kertaa eri paikkakunnalla, ja asiakassuhde syntyi uudestaan. Olen ollut kyseisen viraston asiakkaana nyt siis noin vuoden ja sain heiltä pari viikkoa sitten ihmetystä herättävän kirjeen. Kirjeessä kyseinen viranomainen tiedotti heidän luovuttaneen minua koskevaa tietoa toiselle kaikkien suomalaisten elämää sivuavalle viranomaisella. Tämä ei sinällään ole ihmeellistä, mutta kirjeessä mainittu toimipiste sijaisee paikkakunnalla missä asuin 12 vuotta sitten. Selvittelin asiaa puhelimitse ja minulle kerrottiin että asiakkuuteni on elänyt heidän järjestelmässään reilun 10 vuotta ja siksi myös automaattiset tiedotteet muille viranomaisille ovat säilyneet. Jotenkin ajatus henkilökohtaisten mutta vanhentuneiden tietojen säilymisestä jossain konesalin uumenissa näin pitkään tuntui kiusalliselta ja päätin ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon. Neuvonnan mukaan yksiselitteistä lakimääräistä aikaa tietojen hävittämiseen ei ole ja tietoja voidaan säilyttää jos se katsotaan tarpeelliseksi toiminnan kannalta. Neuvonta kuitenkin muistutti että joissain tapauksissa voi asian tarkemmin määritellä kyseistä viranomaista koskeva laki. Pienen tutkinnan jälkeen minulle selvisi että tähän tapaukseen todellakin löytyy erillinen laki, minkä mukaan tiedot tulisi poistaa viiden vuoden kuluttua asiakkuuden päättymisestä. Aikaisemmasta asiakassuhteestani ei siis pitäisi olla mitään jälkiä kyseisen viranomaisen rekistereissä. Järjestelmä todellakin muistaa ja tämän vuoksi rekistereitä ylläpitävän organisaation tulisikin selvittää vastuunsa alusta loppuun. Useimmiten loppuosa jää kaikessa perustamisvaiheen tohinassa unholaan ja kaikenlaiset tiedonjyväset jäävät elämään omaa elämäänsä verkkolevyjen ja tietokantojen syvyyksiin. Tarina jatkuu ja palaan aiheeseen saatuani vastauksen tietojani säilyttäneeltä viranomaiselta.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti