tiistai 9. elokuuta 2016

Hyvää palautumissuunnitelmaa rakentaa koko henkilöstö


Meiltä tilataan usein jatkuvuus- ja palautumissuunnitelmia erilaisten organisaatioiden käyttöön. Lähes aina tilaaja hämmästyy projektin aloituksessa, kun alamme kysellä muidenkin kuin IT-osaston yhteystietoja.
Jatkuvuussuunnitelmia ja palautumissuunnitelmia tehdään kahdesta syystä. Ensinnäkin tietenkin koko organisaation mahdollisimman häiriöttömän toiminnan varmistamiseksi. Toinen syy on tärkeämpi ja useimmiten unohtuu. Vaikka jatkuvuussuunnitelma olisi miten hyvä tahansa, jotain sattuu aina. Palautuminen vika-, onnettomuus- tai muista poikkeustilanteista on syytä suunnitelma etukäteen. Näin kaikki tapahtuu mahdollisimman nopeasti.



Yksi tärkeä syy koko henkilöstön osallistamiseen on tuotannon automatisoituminen. Tuotantotyössä on nykyään yhä enemmän tietotekniikkaa, jota käyttää ja ylläpitää suoraan tuotantotyöntekijät. IT-osasto ei välttämättä edes tunne kaikkia suoraan tuotantoon tilattuja järjestelmiä. Niiden kriittisyyden ja toiminnan osaa arvioida parhaiten niitä käyttävä henkilöstö. Tuotantotyötä tekevät osaavat myös määritellä kriittisen tiedon arvon paremmin. IT-henkilöstö on enemmän kiinnostunut laitteiden ja alustojen toiminnasta, ei niinkään niiden sisällöstä. Kun taas tuotantotyöntekijät ovat kiinnostuneita juuri sisällöstä enemmän kuin laitteiden ja järjestelmien toiminnasta. Ja järjestelmien sisältämä tieto on organisaatiolle se arvokkain asia.


Koulutettu henkilöstö paras sensori häiriötilanteiden ennaltaehkäisyssä. Tästä syystä IT-osaston on syytä kuunnella käyttäjiä hyvin tarkkaan. Kattava valvontajärjestelmä on tietenkin syytä olla. Mutta sen kautta ei nähdä kuin yksittäisiä tapahtumia. Henkilöstö auttaa näkemään kokonaisuuden. Jos IT-osasto huomaa yhtäkkiä kielletyn yhteysyrityksen työasemalta jollekin serverille, se ei ole heille ongelma. Yhteysyritys oli kielletty ja se terminoitiin. Jos lisäksi käytössä olisi tieto henkilöstöltä, että samaan aikaan joku yritti avata sähköpostissa ollutta toimimatonta liitettä, olisi juttu toinen. Ongelmaa tutkittaisiin haittaohjelman leviämisenä, eikä todettaisi vain yhden kielletyn yhteysyrityksen ongelmaa ratkaistuksi. Yhteyden terminointihan ei tuhoa haittaohjelmaa, vaan se jää ympäristöön odottamaan uutta mahdollisuutta.


Henkilöstö on hyvä arvioimaan myös toiminnan kannalta poikkeavia hiljaisia merkkejä. Miksi joku kone takkuilee vaan tiettynä aikana, minkä vuoksi joku rutiiniajo vie liian kauan, miksi tiettyä tietoa ei löydy sieltä, missä se on aina sijainnut? Usein nämä hiljaiset merkit ovat ensimmäisiä viestejä siitä, että jotain on pielessä. Siksi koulutetun työntekijän intuitio on parempi poikkeamien havainnointi- ja ennaltaehkäisytyöväline kuin yksikään tähän tarkoitukseen rakennettu automaattinen järjestelmä.


Viimeisimpänä koko henkilöstön osallistamisen puolesta puhujana nostan esiin kriisiviestinnän. Kun jotain poikkeavaa tapahtuu, on kaikkien kuitenkin tiedettävä, miten asioista viestitään ja kenelle. Tähän liittyy niin organisaation sisäinen viestintä kuin organisaation ulkoinenkin viestintä. Palautumistilanteessa tarvitaan usein henkilöstöhallintoa, viestintää, verkkosivuylläpitoa ja esimerkiksi myyntiedustajia isomman tuotannollisen ongelman ratkaisun aikana.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti